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民国档案数字化工作的探索与实践
[作者:杨世洪 转贴自:《四川档案》 发布时间:2018-01-31 10:55:35  点击数量:136]

 

  民国档案因年代久、破损多,加之公文的格式排列和文字用语与现代公文有较大区别,其数字化工作面临着许多急需解决和亟待规范的问题。遂宁市档案馆民国档案数字化工作从20169月开始启动,严格按照国家档案局有关标准规范进行操作,同时又结合馆藏档案的实际并参照中国第二历史档案馆的一些做法,在整理加工、著录划控、题名拟写方面展开了一些有益的探索。

  一、馆藏民国档案数字化工作面临的困难和问题

  遂宁市档案馆,馆藏有民国档案16个全宗共16907 卷,其中民国文书档案11939卷,民国会计档案4968卷。民国文书档案主要是四川省第十二行政区督查专员公署和保安司令部以及所辖各县署的档案,时间跨度为1914年至1949年。

  就市档案馆而言,民国档案数字化工作主要存在下列问题:一是这部分档案虽在“十二五”期间经过抢救处理,但因年代久远,有纸质破损、字迹褪色、扩散等现象;二是案卷整理质量较差,存在文件排列杂乱,编码不规范,很大一部份只有案卷目录没有文件级目录,有文件级目录的也极不规范;三是现代人阅读民国公文存在诸多障碍,如繁体字书写、异体字较多、行文格式特殊、导语繁杂冗长、字迹模糊辨识困难、文种繁多等。要确保数字化质量,这些问题需要在数字化加工过程中进行解决。

  二、民国档案数字化工作的探索与实践

  我们在民国档案数字化工作中,既遵守规范也尊重实际,既立足当前也着眼未来,摸索出了一些切实可行的处理原则和方法。

  (一)在案卷整理与图片扫描方面

  我们在数字化加工之前,增加了鉴定和整理环节,对不规范的案卷进行逐卷、逐件的鉴定整理,以提高案卷质量,为下一步数字化加工奠定基础。

  ——对粘连、破损档案的处理。完全粘连的档案,做到能扫描多少是多少。特别重要、破损严重但又无法扫描的档案,留待以后集中作分揭、裱糊等技术处理后再数字化,但要在案卷目录备注栏和备考表里作相应标著,便于今后查找。

  ——对案卷里空白页、残缺页的处理。有的案卷和文件相同的空白表太多,除留一页进行编码扫描外其余剔除;卷内表册和刊物的封底空页,不编码不扫描也不剔除;对卷中多余的空页,剔除但不丢弃而另作它用(可作珍贵档案仿真复制用);对残缺页集中作为一件放置于该卷最后。

  ——对重复件的处理。民国档案属于国家重点档案,资源相对稀缺珍贵,可作多种利用,因此在重复件处理上不能按现行档案的要求进行处理。我们将重复件剔除后,集中置于该卷备考表后面,不扫描不著录,但要另外手工单独编码,并在卷内备考表上注明重复的件数和页数。

  ——对案卷内不同载体(照片、地图等)档案的处理。民国文书档案中有的附了一些照片、地图、树叶标本等不同载体的档案,其重要程度、珍贵情况也参差不齐,对此我们采取了比较灵活的处理方法:一是对普通照片如个人履历照(它一般是附在纸质材料上),在编号、扫描时作常规处理,不另编号和扫描,放置于原处,只在案卷目录上注明照片的张数,在文件级目录著录时注明“有照片×张”等信息。二是对重要照片(指涉及重要人物、重大事件、重点景物)、地图和其它载体档案,都是单独作为一件处理,著录一条文件级目录,并将其装入大号纸信封,封口朝上装订以方便取放和保管。

  ——对不规则档案(幅面超大、超长)页号编制的处理。每卷档案都需重新编制页号,目的是为了固定文件顺序和位置以利后期的加工,特别是扫描和挂接,因此这个编号不能错。对超大、超长幅面的档案尽量保持原状,均作一页处理,采取分页多次扫描再拼接成一页,分页扫描时一般不在有字迹处分开。在条目著录时注明分页情况。还有民国档案的装订边一般是在右边,因此编号就一般编在文件的左上角,对原编号用笔轻轻划掉,编号用笔选择用2B铅笔。

  另外,在进行加工扫描时,按照《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005进行扫描,轻拿轻放,并适度调高民国档案图片扫描分辨率,使图像更清淅。

  (二)在目录采集与开放控制方面

  在按照《民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》(DA/T20.1)操作的同时,将开放控制作为目录采集的重点项进行标著,并根据工作需要增减了案卷级和文件级目录一些字段或备注项。

  ——著录时增加了密级、存放位置”等字段。为了方便实体档案的管理和今后的查阅利用,目录著录时我们在原有字段上增加了“密级”和“存放位置”等字段。

  ——根据档案内容确定著录的关键词。我们根据馆藏民国档案的实际构成和开发利用情况,确定了“抗战、名人、灾害、宗教”等关键词,著录时在“关键词”项进行标著,便于以后检索和开发利用。

  ——对原来确定的密件的处理。民国档案中也有相当一部份档案标有“绝密、密件”等字样,如果完全按《国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围》来处理,也不完全合符实际,目前我们的处理原则是把原有涉密文件全部列入控制使用范围。

  ——对无法考证的责任者的处理。一些特殊档案如电报、代电等,因时过境迁难以确定责任者,我们就在责任者栏填写“无法考证”。

  ——对残缺件的著录。在前面鉴定整理环节中,发现的缺头少尾、破损严重的档案,集中作为一件放置于该卷最后,如果无法进行题名拟写,就在题名项著上“【残缺件】”。

  (三)在题名格式与拟写原则方面

  我们根据国民政府《公文程式条例》、《民国档案著录细则》和民国档案数字化培训要求,为方便现代人阅读理解并参照中国第二历史档案馆的做法,确定了题名格式和拟写原则。

  ——对题名格式要求。责任者和文种尊重民国公文原貌,一般不作改动,事由按白话文进行概括和提炼。

  ——对题名拟写的基本原则

  一是“事由”须适应现代人阅读理解习惯。不能将原公文中的“事由”简单地作为文件题名的“事由”,要看原事由能不能反映文件的主要内容,不能反映的就需要重拟事由,同时还要纠正和规范错别字、异体字。如原题名:“四川省安岳县政府为奉调受训请秘书暂代行折恳请长假由”,这个题名含混不清,应改为:“四川省安岳县政府关于县长因病不能到省受训拟请长假府务由秘书暂代的呈文。”

  二是太冗长的题名要删繁去冗力求简明。如原题名:“四川省第十二区行政督察专员公署关于据本县侦探员袁克勤报告本属第二侦探证遗失业经作废应即无效电的函。”这个题名冗长、拗口还有错别字,导致内容不清、层次不明、不方便阅读和理解。题名应改为:“四川省第十二区行政督察专员公署关于侦探员袁克勤侦探证遗失业经注销应即无效的代电。”

  三是题名中不用民国官场中的客套话和礼节性的谦虚之词。如“兄台”“钧鉴”“恳祈”“俯赐”“仰即”“乞请”等。还要一律省去标题结尾的“令仰知照由”或“令仰遵照由”。

  四是对多次转发文件必须找准责任者。有的文件经过几次转发,责任者不很明朗,在拟写责任者时要找出主发机关。文件中常常有“奉某某令”(如“奉行政院令”、奉“省政府令”)的内容,均应不提,不在标题中出现。如原题名:“四川省第十二区行政督察专员公署关于奉省府令转饬科员即赴中江详查杨定银的训令。”应改为:“四川省第十二区行政督察专员公署派科员田俊杰赴中江县详查杨定银等具控吴开科案的训令。”

  三、工作建议

  民国档案数字化不仅工作量大,而且技术要求高。为保证此项工作在基层顺利推进,特建议:

  (一)尽快明确标准规范(整理、著录、拟名方面)

  民国档案内容和形式千差万别,上述在整理、著录、拟名方面提到的问题只是其中一部分。希望国家档案局、省档案局能尽快收集各地发现的问题,明确更加细化的操作性强的标准规范,以指导工作。

  (二)自上而下项目化推进

  民国档案的数字化难度大,经费欠缺;加之题名拟写需要专业人才,基层人才匮乏,也需要聘请专业人员解决。希望把民国档案数字化至上而下作为项目来推进。

  (三)目录验收其标准把握应考虑当前基层实际

  民国档案目录采集工作,对于基层来说难度非常大,市、县两级档案馆基本上都是局馆合一,人手少;目录采集工作基本又都是外包,题名拟写、目录著录情况复杂,数量庞大,在具体标准掌握上也参差不齐。况且目前自上而下在很多方面还缺乏统一的标准规范,希望上级在验收和审核目录时,能切合基层当前的实际,以相对合理的标准进行验收。

 

  原载于《四川档案》2017年第6

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